Het kantoor van I-Care Mediation & Juridisch Advies gaat zorgvuldig om met uw gegevens. Hieronder geven we u graag duidelijkheid welke gegevens we van u vragen en bewaren en onder welke condities.

 

Benodigde gegevens:

 

Van nieuwe cliënten vragen we de persoonsgegevens2 en het tonen van een legitimatiebewijs3. Van rechtspersonen vragen we een uittreksel van de Kamer van Koophandel op. Doel daarvan is om ieders identiteit te verifiëren. Van alle betrokkenen vragen we als nodig de functie of het beroep, zodat we weten wat ieders rol is of zal kunnen zijn in een door ons te begeleiden traject. Om alle betrokkenen te kunnen bereiken en schriftelijk en mondeling met u te kunnen communiceren binnen het kader van het door ons begeleide traject, verlangen we naast uw woon- of vestigingsadres eveneens uw emailadres en (mobiele) telefoonnummer.

​

Afhankelijk van het soort trajectbegeleiding kunnen nog andere gegevens worden gevraagd als die in het kader van de aan ons verleende opdracht voor ons nodig zijn. Indien voor u niet helder is waarom bepaalde informatie wordt verlangd, verstrekt u die informatie niet eerder dan nadat wij u onze informatiebehoefte voldoende duidelijk hebben kunnen maken.

 

Gebruik van de gegevens en toegang tot de gegevens:

 

Alle verstrekte gegevens, aan het kantoor van I-Care Mediation & Juridisch Advies. zullen worden gebruikt in het kader van de aan ons verleende of nog te verlenen opdracht en zijn toegankelijk voor de dossierverantwoordelijke, diens secretaresse(s)/ stagiaires en/of de waarnemer van de dossierverantwoordelijke.

Onze mediator(s), die geregistreerd zijn bij het ADR register of MFN register, zijn ten behoeve van de kwaliteitswaarborging gehouden periodiek inzage in dossiers te geven in het kader van zogenaamde ‘peer-review’. Het kantoor van I-Care Mediation & Juridisch Advies biedt die inzage alleen in het kader van die verplichte ‘peer-review’ en niet eerder dan na ontvangst van een ondertekende geheimhoudingsverklaring van de betrokken ADR-functionaris of MFN functionaris.

 

Voor zover het kantoor van I-Care Mediation & Juridisch Advies ten behoeve van de financiële boekhouding en ICT personele ondersteuning inschakelt en daarmee anderen dan de hiervoor genoemde personen toegang dient te geven tot de door u aan ons kantoor verstrekte gegevens, zal dat uitsluitend geschieden aan die ondersteuner in het kader van diens ondersteuning en niet eerder dan nadat diens geheimhouding van die gegevens is gewaarborgd aan I-Care Mediation & Juridisch Advies. Uitsluitend de naam en adresgegevens van organisaties en natuurlijke personen waar ons kantoor mee werkt worden opgenomen in onze database ‘relatiebestand’. Dat bestand wordt uitsluitend gebruikt voor het verstrekken van informatie over ons kantoor die op alle relaties betrekking heeft, waaronder uitnodigingen of wijziging van kantoorgegevens. Op eerste verzoek wordt u uit dat ‘relatiebestand’ verwijderd.

 

Bewaartermijn:

 

Uw gegevens worden digitaal en fysiek achter slot en grendel bewaard gedurende de daarvoor wettelijk bepaalde termijnen (7 jaar na afronding van de door ons geleverde dienst) of na uw verzoek. De door ons bewaarde stukken zijn: de getekende stukken worden bewaard alle aantekeningen die gemaakt zijn die niet geleid hebben tot een getekend document, zoals een mediation-verslag of ouderschapsplan, echtscheidingsconvenant of  enig ander opgesteld stuk worden na afsluiting van het dossier of bij tussentijdse beëindiging van onze dienst  direct vernietigd. Vernietiging van de door u aan ons kantoor verstrekte gegevens wordt verricht zonder nadere melding.

 

Akkoordverklaring:

 

Met het verlenen van de opdracht aan I-Care Mediation & Juridisch Advies verklaart u kennis genomen te hebben van dit privacy protocol en daarmee akkoord te zijn.

 

 

2 Voornamen, achternaam, geboortedatum, geboorteplaats, woonadres.

P3 Rijbewijs of paspoort.